Eğitim ve Kurs Merkezi için WhatsApp Asistanı: 2026 Tam Rehberi

Bir eğitim veya kurs merkezi için WhatsApp asistanı şunu yapar: Eylül başında kurs kaydını düşünen veli sabah 07:45'te "İngilizce kursunuz var mı, hangi seviyeler mevcut, ücretler nedir?" yazıyor; siz henüz ofiste değilsiniz. Asistan seviyeleri, ders saatlerini, ücret paketlerini açıklıyor ve deneme dersi randevusu ayarlıyor. Veli işe gitmeden önce randevusunu almış oluyor.

Eğitim sektöründe kayıt dönemleri kritik. Eylül, Şubat ve Haziran başlarında gelen yoğun talep dalgasını elle karşılamak hem personel hem zaman açısından imkansız hale geliyor.

Eğitim / Kurs Merkezinde Randevu Sorunu Nedir?

Eylül ilk haftası. Telefon sabah 08:30'dan akşam 20:00'ye kadar hiç susmadı. "YKS kursu var mı?", "IELTS hazırlık var mı?", "ücret nedir?", "ne zaman başlıyor?" — aynı soruları yüzlerce kez yanıtlamak personelin tüm enerjisini alıyor. Bu sürede gerçekten birebir ilgi gerektiren velilerle yeterince ilgilenilemiyor.

Öte yandan: Deneme dersine gelip kayıt olmayan öğrencilere takip yapılmıyor. Asistan bu kişilere 48 saat sonra "Kararınızı verdiniz mi?" diye soruyor.

Kurs merkezlerinde randevu ve bilgi yönetiminin kritik sorunları:

Kayıt dönemi yoğunluğu: Yılda 2-3 kez yaşanan kayıt zirvelerinde gelen talep personel kapasitesini aşıyor. Asistan bu dönemde 7/24 sınırsız paralel sorguya yanıt veriyor.

Program karmaşıklığı: Farklı yaş grupları, farklı seviyeler, farklı hoca ve farklı saat dilimleri. "Pazar sabahı İngilizce A2 var mı?" sorusuna anlık yanıt verebilmek için asistan program veritabanına anlık bağlıdır.

Veli bilgilendirme: Ödev, sınav tarihi, devamsızlık bildirimi — bu bilgilerin velilere düzenli iletilmesi idari yük. Asistan bu bildirimleri otomatikleştiriyor.

Kontenjan takibi: Popüler kurslar hızla doluyor. Dolduğunda bekleme listesine eklemek ve iptal olduğunda haber vermek kritik. Asistan bunu otomatik yapıyor.

Ödeme hatırlatması: Taksitli ödemelerde geciken velilere nazik hatırlatma gönderilmesi idari ilişkileri sürdürüyor.

WhatsApp Asistanı Nasıl Çalışır?

1. Merkez profilini oluşturun: Kurs listesi, seviyeler, öğretmen kadrosu, ders saatleri, ücret paketleri ve kayıt koşulları girilir.
2. WhatsApp'ı bağlayın: Merkez numarasına QR ile bağlanılır.
3. Veli/öğrenci yazar: "YKS matematik kursu için bilgi alabilir miyim?" — asistan seviyeleri ve saatleri listeler, deneme dersi akışını başlatır.
4. Randevu/kayıt onaylanır: Deneme dersi tarihi belirlenir, ücret ve ödeme bilgisi paylaşılır, onay mesajı gönderilir.

Eğitim / Kurs Merkezi için Özellikler

• Program kataloğu: Tüm kurslar, seviyeler, ders saatleri ve eğitmen bilgileri WhatsApp üzerinden erişilebilir.
• Deneme dersi akışı: "Önce bir deneme dersine gelebilir miyim?" sorusuna otomatik kayıt akışı başlar; tarih ve saat belirlenir, onay mesajı gönderilir.
• Kontenjan takibi: Dolu olan kurslar listeden düşer, bekleme listesine ekleme yapılır; yer açılınca bildirim gönderilir.
• Veli bilgilendirme: Sınav tarihleri, ödev hatırlatması, devamsızlık bildirimi otomatik mesaj olarak gönderilir.
• Ödeme hatırlatması: Taksit tarihi yaklaştığında nazik "ödeme hatırlatması" gönderilir.
• Seviye tespit sınavı yönlendirme: "Hangi seviyede başlamalıyım?" sorusuna online seviye tespit sınavı linki paylaşılır.
• Kayıt sezonu kampanyası: Erken kayıt indirimi veya yeni kurs lansmanı için geçmiş velilere toplu mesaj gönderilebilir.
• SSS yanıtlama: Sertifika verilir mi, dershane şartları, müfredat, materyal ücreti gibi sık sorular otomatik yanıtlanır.

Kurulum Süreci

Adım 1 — Kurs kataloğu: RandevuAI'ye kayıt olun, "Eğitim / Kurs Merkezi" sektörünü seçin. Tüm kursları, seviyelerini, eğitmenlerini ve ücretlerini girin.

Adım 2 — Takvim kurulumu: Her kurs için ders günleri ve kapasitesi tanımlanır. Asistan kontenjanı anlık takip eder.

Adım 3 — Test: "İngilizce A1 kursu var mı, ne zaman başlıyor?" yazın. Asistan doğru bilgiyi verip deneme dersi akışını başlatıyorsa yayına alın.

Fiyatlandırma

Sık Sorulan Sorular

Farklı yaş grupları için ayrı program var, hepsini girebilir miyim? Evet. Çocuk, genç ve yetişkin kategorilerinde ayrı kurslar tanımlanabilir; sorgu yapan kişiye uygun kategoriler gösterilir.

Veli ve öğrenci ayrı numaralar kullanıyorsa nasıl yönetilir? Her numara ayrı konuşma olarak işlenir. Öğrencinin kaydına hem veli hem öğrenci numarası eklenebilir.

Kurs bitti, yeni dönem açılıyor; mevcut öğrencilere nasıl haber veririm? Toplu mesaj özelliği ile kayıtlı velilere yeni dönem duyurusu gönderilebilir.

Online dersler için de kullanılabiliyor mu? Evet. Online dersler için Zoom/Meet linki randevu onayına otomatik eklenir.

Öğrencinin devamsızlık sayısı belirli eşiği geçince veli uyarısı gidebilir mi? Evet. Devamsızlık eşiği (örneğin 3 ders) aşıldığında veli numarasına otomatik bildirim ayarlanabilir.

Eğitim ve kurs merkeziniz için WhatsApp asistanı kurmak için: eğitim ve kurs sayfamız · RandevuAI Ana Sayfa · İlgili yazılar: Koç / Danışman WhatsApp Asistanı · Fotoğraf Stüdyosu Randevu Asistanı